Kiedy prowadzimy spółkę, podobnie jak w jednoosobowej działalności gospodarczej, ponosimy różne koszty jej działalności, np. koszty wynagrodzeń pracowników czy sprzętu na którym oni pracują. Im więcej wydamy w celu wypracowywania przychodu, tym niższy będzie nasz dochód do opodatkowania.
Ulga badawczo-rozwojowa jest tzw. ulgą kosztową, która faworyzuje pewne kategorie wydatków poniesione w celu rozwijania innowacyjnego produktu, jakim może być np. program komputerowy. W jaki sposób to robi? Bardzo prosto: pozwala potraktować te wydatki jako koszty podatkowe dwukrotnie – najpierw jako zwykłe koszty uzyskania przychodu, a następnie jako tzw. koszty kwalifikowane w działalności badawczo-rozwojowej. Co więcej, w przypadku wynagrodzeń pracowników odliczamy te wydatki w wysokości 200% ich wartości. Upraszczając, można powiedzieć, że w rezultacie, jeden koszt wynagrodzenia pracownika zostaje odliczony od przychodu według 300% jego wartości, a dochód do opodatkowania jest w efekcie dużo niższy, niż gdybyśmy z tej ulgi nie skorzystali.
Oczywiście wartość wydatków kwalifikowanych nie może przekraczać kwoty dochodu spółki, od którego ją odliczamy – mamy jednak 6 lat na ujęcie nierozliczonych wydatków w kolejnych rozliczeniach rocznych. Często może to prowadzić do sytuacji, w której w danym roku spółka wcale nie zapłaci CIT !
Jakie warunki musi spełnić SH, aby skorzystać z ulgi?
Prześledźmy warunki, którymi obwarowana jest ulga B+R, abyś mógł zobaczyć, że software house z łatwością te warunki spełni.
Warunek 1: Działalność badawczo-rozwojowa
Ulga B+R przeznaczona jest dla podatników, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Jak zresztą sama nazwa wskazuje. Ta działalność złożona jest z kilku podstawowych elementów.
Po pierwsze, jest to działalność twórcza – zatem zmierza do tego, żeby powstał produkt, proces lub usługa, które są nowe lub ulepszone
Możesz zastanawiać się, co oznacza, że powstaje nowy produkt? Czy to powinien być produkt, którego dotąd wcale nie było na rynku? Otóż nie, sytuacja nie jest aż tak skomplikowana.
Zauważ, że klienci korzystają z usług software house’ów po to, aby informatyzować swój biznes – chcą żeby procesy w ich firmach przebiegały lepiej, szybciej, łatwiej i taniej.
Wyobraźmy sobie więc, że masz klienta, którego firma jest słabo zinformatyzowana. Potrzebuje dedykowanego systemu CRM, który nie będzie jednak zbyt nowoczesny, ba, będzie wręcz ubogi funkcjonalnie w porównaniu z tym, co oferuje rynek. Stworzenie takiego uboższego od konkurencyjnych systemu CRM nadal będzie wynikiem działalności badawczo-rozwojowej, bo w wyniku wdrożenia CRMu u tego konkretnego klienta w Twojej firmie pojawi się nowy produkt, a u niego nastąpi ulepszony proces w jego biznesie. Będzie np. sprawniej realizował zamówienia.
Gdyby Twoja spółka miała klienta, u którego istnieje już CRM, ale potrzebne jest jego rozwinięcie lub ulepszenie, to dopisanie kodu i udoskonalenie istniejącego systemu również spełnia przesłankę twórczej działalności B+R.
Jak widzisz, w uldze B+R twórczość to nie rocket science i nie wymaga działań o pokroju wymyślenia grafenu. Wystarczy tworzenie czegoś innowacyjnego z perspektywy Twojej oferty lub działalności Twojego klienta.
Kolejny element działalności B+R to systematyczność.
Działalność B+R musi być prowadzona w sposób systematyczny. Ta systematyczność oznacza prowadzenie działalności twórczej w sposób uporządkowany, czyli w oparciu o ustalony budżet, harmonogram, przez określony zespół pracowników. Bez wątpienia zgodzisz się ze mną, że stworzenie oprogramowania wymaga pewnych kroków, począwszy od analizy techniczno-biznesowej, przez uzgodnienie specyfikacji, proces developmentu, testy aż do ostatecznej fazy przekazania wyników prac klientowi. Te fazy projektu IT spełniają wymóg systematyczności.
Ostatni element to powstawanie oprogramowania w ramach prac badawczo-rozwojowych.
Prace badawczo-rozwojowe mogą polegać na pracach naukowych – co jednak nie jest domeną software house’ów albo mogą polegać też na tzw. pracach rozwojowych, których definicję widzisz poniżej i sądzę, że zgodzisz się ze mną, że ta definicja odpowiada czynnościom podejmowanym w toku tworzenia oprogramowania.
Prace rozwojowe – rozumiane jako działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
Wniosek, który może Ci się nasunąć, to że dosłownie wszystko, co robi software house jest działalnością badawczo-rozwojową. Niestety jest to wniosek błędny. Przepisy mówią nam, że działalność obejmująca rutynowe i okresowe zmiany nie stanowi działalności badawczo-rozwojowej, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
*Jakich prac SH nie obejmuje ulga B+R?
To powoduje, że definicja działalności B+R nie obejmuje większości czynności wykonywanych już po zakończeniu prac nad oprogramowaniem, nie będących dalszym rozwijaniem tego oprogramowania. Przykładowo będą to:
- maintenance I quality assurance
- usługi serwisowe
- szkolenia klienta w zakresie wdrożonych rozwiązań
Natomiast, co może być pewną pociechą, to że ulga B+R nie wymaga dla jej zastosowania, aby działalność badawczo-rozwojowa zakończyła się sukcesem. Jeśli więc Twoja spółka wejdzie w ryzykowny i kosztowny projekt, który z różnych względów może upaść i nie dojdzie ostatecznie do komercjalizacji pomysłu, wciąż możesz dwukrotnie, a nawet trzykrotnie odliczyć koszty kwalifikowane, które poniosłeś na ten nieudany projekt.
Wróćmy do warunków stosowania ulgi B+R.
Warunek 2: Koszty kwalifikowane
Cały mechanizm ulgi B+R opiera się na kosztach tzw. kwalifikowanych. To właśnie te koszty ulga faworyzuje i pozwala odliczać dwu lub trzykrotnie wtedy, gdy są one bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności badawczo-rozwojowej.
Najważniejszym, bo największym kosztem kwalifikowanym w działalności software house’u będą tzw. koszty pracownicze. Pod pojęciem kosztów pracowniczych należy tu rozumieć zarówno samo wynagrodzenie zasadnicze, jak i składki ZUS, składkę zdrowotną, premie, bonusy i nagrody oraz wszelkie benefity a nawet koszty szkoleń pracowników. Co niezwykle istotne, aby korzystać z ulgi B+R i odliczać potrójnie koszty pracownicze, spółka musi zatrudniać programistów na umowach o pracę, zlecenia lub dzieła. Wydatki na nabycie usług programistycznych na podstawie umów B2B nie mają charakteru kosztów kwalifikowanych. Możesz w tym momencie poczuć zniechęcenie i zapytać: Jak to? Przecież cała branża IT opiera się na umowach B2B. Odpowiedź na tę wątpliwość brzmi: Wiele software house’ów nie korzysta z ulgi B+R, ponieważ nie wie lub nie rozumie, jak dużą korzyść podatkową może odnieść łącząc tę ulgę z innymi preferencjami, które stawiają podobny warunek dot. zatrudnienia pracowników: ulgami IP BOX oraz ulgą na innowacyjnych pracowników. Symulację tego, jak dużą korzyść niesie łączne stosowanie tych ulg (i zatrudnianie programistów na umowach o pracę) zawiera mój kurs Własny software house – wybierz ścieżkę CEO. Zachęcam Cię do odwiedzenia landing page’a kursu.
Kolejnym istotnym kosztem kwalifikowanym, który może wydawać Ci się niezwiązany z branżą IT są tzw. materiały i surowce. Branża IT ma swoje materiały i surowce – są to np. licencje, które nie są przez software house amortyzowane, czyli opłaty za oprogramowanie służące do tworzenia oprogramowania. Np. Charles Proxy wymaga zakupu klucza licencyjnego, który udostępnia się programistom.
Następnym kosztem kwalifikowanym jest sprzęt specjalistyczny, którego nie amortyzujemy. Mogą to być np.:
- sprzęt komputerowy (komputery, laptopy)
- urządzenia peryferyjne i akcesoria
- tablety i smartfony niezbędne do testowania oprogramowania
Mniej oczywistym, ale również możliwym do pojawienia się w działalności software house’u kosztem kwalifikowanym są usługi zewnętrzne od instytucji systemu szkolnictwa wyższego i nauki. Może zdarzyć się, że będziesz rozwijał aplikację wymagającą wsparcia naukowego. Jeśli nabędziesz od instytucji naukowej wyniki badań, niezbędne do rozwoju aplikacji, również będą one kosztami kwalifikowanymi.
Podsumowując, w zasadzie większość kosztów związanych z wytwarzaniem oprogramowania to koszty kwalifikowane, które wymieniają przepisy o uldze B+R.
Warunek 3: Ewidencja kosztów i dokumentacja projektu
Podatnik, który chce rozliczyć ulgę B+R, musi w prowadzonej ewidencji rachunkowej wyodrębnić koszty kwalifikowane.
Największym wyzwaniem w tym kontekście są koszty pracownicze. Skoro bowiem kosztem kwalifikowanym może być jedynie koszt wynagrodzenia, które dotyczyło działalności badawczo-rozwojowej wykonanej przez danego pracownika, to co w sytuacji, gdy pracownik ten wykonywał też inne czynności, niebędące działalnością badawczo-rozwojową? Organy podatkowe mogłyby w tej sytuacji zakwestionować przypisanie całości wynagrodzenia do kosztów kwalifikowanych.
Jakie może być rozwiązanie tego problemu?
Popatrz jak poradziła sobie z tym spółka, której metodę zaaprobował w interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Interpretacje indywidualne to pisma, w których na wniosek podatnika, organ podatkowy ocenia opisane przez niego postępowanie w kontekście obowiązujących przepisów. Innymi słowy, we wniosku o interpretację pytamy organ, czy poprawnie rozumiemy przepisy i czy nasze postępowanie jest z nimi zgodne.
Oto fragment interpretacji, opisujący jak jeden z software house’ów rozwiązał problem podziału wynagrodzeń na części związaną i niezwiązaną z działalnością B+R.
W celu realizacji projektów IT Spółka m.in. zatrudnia na podstawie umów o pracę pracowników na stanowiskach deweloperów, grafików, testerów oraz innych specjalistów, którzy w ramach swoich obowiązków wykonują czynności z zakresu tworzenia oprogramowania. Osoby te w ramach prac rozwojowych zajmują się w szczególności przygotowywaniem koncepcji, specyfikacji, analiz, scenariuszy testowych oraz programowaniem, tj. tworzeniem kodów źródłowych i prototypowaniem. Ponadto, w proces rozwojowy opracowania Oprogramowania włączone są osoby sprawujące nadzór nad pracownikami zaangażowanymi w projekty – tzw. project managerowie, które dają im wsparcie merytoryczne.
W stosunku do pracowników zaangażowanych w prace rozwojowe nad tworzeniem oprogramowania prowadzona jest, w formie elektronicznej, ewidencja czasu pracy. Ewidencja prowadzona jest w podziale na poszczególne projekty realizowane przez Spółkę i pozwala określić czasochłonność opracowywania poszczególnych elementów Oprogramowania (tj. Ilość czasu pracy poszczególnych pracowników poświęconego nad tworzeniem oprogramowania).
Ewidencja nakłada na pracownika obowiązek bieżącego raportowania ilości godzin poświęcanych w danym okresie na poszczególne zadania w ramach tworzenia oprogramowania, wraz z przypisaniem do konkretnego stworzonego fragmentu kodu. Spółka zbiera takie dane w ramach systemu do zarządzania projektami. W opisanej Ewidencji nie wskazuje się natomiast ilości godzin odnoszącej się do czynności niezwiązanej z działalnością rozwojową.
Na podstawie ewidencji oraz danych z systemów do zarządzania projektami, Spółka jest w stanie określić, ile godzin zostało poświęconych przez danego pracownika na działalność badawczo-rozwojową nad danym oprogramowaniem.
sygn. interpretacji KIS – 0111-KDIB1-3.4010.381.2019.1.APO
Ewidencja opisana powyżej pozwala zatem ustalić ilość czasu pracy poświęconego przez poszczególnych pracowników na realizację prac rozwojowych nad oprogramowaniem, w całkowitym czasie pracy wykonywanej przez nich w trakcie danego miesiąca.
Taka pomocnicza ewidencja, jaką wdrożyła spółka w tym przykładzie, pozwala księgowemu prowadzącemu ewidencję rachunkową na wyodrębnienie części wynagrodzeń, która jest powiązana z działalnością B+R, a w efekcie stanowi koszty kwalifikowane. Zagadnieniem problematycznym w tym zakresie jest ujmowanie jako kosztów kwalifikowanych części wynagrodzeń za okres urlopów, nieobecności i choroby pracowników. Pojawiły się dotychczas wyroki sądów, które wskazują, że jest dopuszczalne zaliczenie tych części wynagrodzeń do kosztów kwalifikowanych. Jednak US często mają na ten temat inne zdanie, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wystąpienie z takim pytaniem o wydanie interpretacji indywidualnej KIS.
Aby poszerzyć swoją wiedzę odnośnie ewidencji, polecam Ci zapoznać się z Objaśnieniami Ministerstwa Finansów w zakresie ewidencji czasu pracy. Minister Finansów w Objaśnieniach wskazał, że oprócz kalkulacji czasu pracy poświęconego na wytwarzanie oprogramowania, ewidencja powinna zawierać również:
- opis projektu,
- czas rozpoczęcia i zakończenia projektu,
- wykaz osób zaangażowanych w pracę w poszczególnym projekcie,
- wykaz prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej daną pracę.
Oprócz wdrożenia rozwiązań, które pozwolą poprawnie prowadzić ewidencję kosztów kwalifikowanych warto prowadzić również tzw. teczkę projektu. Nie jest to wymóg ustawowy, jednak rekomenduję stosowanie takiego rozwiązania, aby w razie potrzeby łatwo wykazać, że dany projekt faktycznie był projektem o cechach działalności badawczo-rozwojowej.
Z czego składa się taka teczka?
Warto w niej zgromadzić zwykłą dokumentację projektową, np. zakresy pracy, harmonogramy prac, dokumentacja techniczna, protokół odbioru i umowa z klientem, na którego zlecenie projekt jest wykonywany.
Ostatnim tematem, który chcę poruszyć w tym poradniku, jest ulga na innowacyjnych pracowników, która w mojej ocenie jest po prostu formą optymalizacji uzupełniającą ulgę B+R, a nie ulgą podatkową per se.
Ulga na innowacyjnych pracowników – przedłużenie ulgi B+R
Stosujemy ją w sytuacji, w której w danym roku podatkowym nie osiągniemy wystarczającego dochodu aby rozliczyć pełną kwotę wyliczonej ulgi B+R.
Jak bowiem pamiętasz, wartość wydatków kwalifikowanych nie może przekraczać kwoty dochodu spółki, od którego ją odliczamy.
Dotychczas spółki miały możliwość odliczać te nieujęte koszty dopiero od dochodów wypracowanych w kolejnych 6 latach podatkowych, lecz ulga na innowacyjnych pracowników polega na tym, że wartość nierozliczonej ulgi B+R w poprzednim roku podatkowym odliczamy w następnym roku na bieżąco od wynagrodzeń pracowników, a konkretnie od zaliczek na PIT pobieranych od wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w prace B+R. Dlatego mówię, że ulga na innowacyjnych pracowników jest niejako przedłużeniem ulgi B+R, ponieważ daje szybszy dostęp do oszczędności podatkowych związanych ze stosowaniem ulgi B+R.
Podsumowanie
Podsumowując, ulga B+R zapewnia software house’om korzystne warunki opodatkowania innowacyjnych projektów technologicznych. Możliwość podwójnego odliczania kosztów nie jest uzależniona od powodzenia projektu, co pozwala na rozwój produktu w atrakcyjnym otoczeniu regulacyjnym. Ulga ta spełnia funkcję zachęty dla innowacyjnych przedsiębiorstw, które przygotowują dla polskiego rynku nowe rozwiązania IT.
Disclaimer: Treści umieszczone na stronie są treściami edukacyjnymi lub poglądami jej twórczyni, w związku z czym nie stanowią porad prawnych. Pamiętaj, że każdy problem prawny ma swoje zmienne ze względu na indywidualny charakter, a wszelkie decyzje finansowe, podatkowe czy inwestycyjne podejmujesz na własną odpowiedzialność.